جلسات کاری با حضور هشت نفر، پربارتر برگزار می شود | بلاگ

جلسات کاری با حضور هشت نفر، پربارتر برگزار می شود

تعرفه تبلیغات در سایت

آخرین مطالب

امکانات وب

جلسات کاری با حضور هشت نفر، پربارتر برگزار می شود

همیشه برگزاری جلسات کاری با مشکلات عدیده ای همراه است. یکی از مشکلاتی که نیاز به سیاست زیادی هم دارد، آماده کردن لیست افرادی است که باید در جلسه حضور داشته باشند.


نتایج تحقیقات رابرت ساتون، استاد رفتارهای سازمانی از دانشگاه استنفورد، نشان می دهد پربازده ترین جلسات از پنج تا هشت نفر تشکیل می شود. در واقع، بهره وری جلسات بعد از رسیدن به نقطه اوج، رو به کاهش رفته و به تدریج کیفیت مباحث پایین می آید.

وقتی مدیران ، تمام افراد را به جلسه دعوت می کنند:

▪️همه آنها این فرصت را پیدا نمی کنند تا در گفتگوها شرکت کنند.
▪️سخنرانی های باکیفیت، جای خود را به نظرات سطحی می دهد.
▪️اشتراک گذاری اطلاعات از مسیر اصلی منحرف می شود.
▪️افراد خیلی محافظه کارانه حرف می زنند.
▪️خیلی به مباحث و تصمیم گیری های دشوار توجه نمی شود.

در نتیجه کارمندان جلسات کاری را رویدادهایی می بینند که آمادگی، مشارکت و عملکرد آن ها را کاهش می دهد.

از طرفی گروه های کوچک احساس صمیمیت بین افراد را افزایش می دهند و راه برای بحث های مفید و معنادار هموار می شود. در این جلسات، افراد حاضر وقت بیشتری برای شنیدن ایده ها و درک چشم انداز یکدیگر دارند و با صداقت و وضوح عمل می کنند.

◀️ گام اول: به اعضای تیم بگویید قصد ایجاد تغییراتی را دارید.
شفاف و صادق باشید. اجازه دهید آن ها بدانند کم شدن اعضای حاضر در جلسه، با هدف افزایش کارایی انجام می گیرد و به دنبال استراتژی های جدیدی هستید که به بهترین خروجی ختم می شود.

◀️ گام دوم: با هوشیاری تمام لیست افراد را آماده کنید
اگر می خواهید مطمئن شوید افراد لازم را وارد اتاق جلسه کرده اید، ابتدا موضوعات مورد بحث را به طور دقیق مشخص کنید. دستورالعمل مشخصی داشته باشید و برای هر مبحث نیز وقت کافی لحاظ کنید. از خودتان بپرسید چه کسانی باید حضور داشته باشند تا مباحث به نتایج بهینه برسد؟ با نبود چه کسانی جلسه را لغو می کنید؟

◀️ گام سوم: برای جلوگیری از بروز سوءتفاهم و ابهام، معیارهای دعوت افراد را منتشر کنید. به آن ها بگویید این لیست براساس معیارهای زیر تدوین شده است:

▪️چه کسی دانش و اطلاعات بیشتری درباره موضوع مورد بحث در جلسه دارد؟
▪️چه کسی اجرا و پیاده سازی بهتری خواهد داشت؟
▪️چه کسی به طور مستقیم تحت تأثیر قرار می گیرد؟
▪️چه کسی با حضور در این جلسه نکات بیشتری فرا می گیرد؟

اگر کارمندان شما نسبت به لیست افراد حاضر در جلسات کاری ابهام دارند، کارهای زیر را انجام دهید تا لیست جدید را بهتر بپذیرند:

▪️اگر فردی دلیلی قانع کننده برای حضور داشت، به او توجه کنید.

▪️به اعضای دعوت شده امکان دهید در صورت تمایل دعوت را رد کنند. کارمندان باید احساس کنند به آنها اعتماد دارید و برای وقتشان احترام قائلید.

▪️در هر جلسه، یک نفر لیست کسانی که در جلسه حضور ندارند را یادداشت کند.

◀️ گام چهارم: مسئولیت اعضای تیم را به طور کاملاً واضح مشخص کنید.


باید مسئولیت تمام اعضای تیم مشخص شود؛ چه آن هایی که در جلسه حاضرند و چه کسانی که نیازی به حضورشان نیست.
افرادی که در جلسات کاری حاضرند را تشویق کنید موارد زیر را انجام دهند:

▪️مسئولیت دیدگاه های خود را بپذیرند، چرا که چشم انداز افراد نشانه مشارکت و حضور آن هاست.

▪️متمرکز صحبت کردن را تمرین کنند.

▪️خودآگاهی را تمرین کنند. اطلاعات موردنیازشان را بپرسید و به پاسخ آن ها دقت کنید.

◀️ گام پنجم: به افراد حاضر بگویید دیدگاه کسانی را که حضور ندارند، درنظر بگیرند:

▪️آن ها چه سوالاتی دارند؟
▪️به دنبال دست یابی به چه اطلاعاتی هستند؟
▪️می خواهند درباره چه مسائلی با آن ها مشورت شود؟
▪️می خواهند برای پیشرفت چه اقداماتی انجام دهند؟
▪️چه مسائلی را لازم است با آن ها در میان بگذارید؟

◀️ گام ششم: اگر افرادی که به جلسه دعوت شده اند خواستند دعوت را رد کنند، به آن ها بگویید هنوز باید کارهای زیر را انجام دهند:

▪️دستور کار جلسه را بخوانند.
▪️تمام اطلاعات مرتبط را با فرد دیگری که در جلسه حاضر می شود به اشتراک بگذارند.
▪️خود را با نتایج جلسه به روز کنند.
▪️در پروژه هایی که مدیر مشخص می کند شرکت کنند.
▪️با تصمیمات اتخاذ شده، هماهنگ شوند.

◀️ گام هفتم: موفقیت خود را بسنجید
وقتی این تغییرات ساختاری را در جلسات کاری خود اعمال کردید، میزان کارایی جلسات و تعامل اعضای تیم با این تغییرات را مورد ارزیابی قرار دهید. بازخوردها را دریافت کنید، پروسه ها را اصلاح کنید تا وقتی که سیستم کاملاً مناسب سازمان را پیدا کنید.

منبع: hbr

کانال تلگرامی عشق پول،دنیای تجارت کلیک کنید

...
نویسنده : بازدید : 1 تاريخ : چهارشنبه 10 مرداد 1397 ساعت: 23:30